そろそろ会社でも大掃除をしている方も
いらっしゃるかと思います。
大掃除とまではいかなくても、
自分の机の上くらいはきれいにしようかな、と
思っている方もいるでしょう。
私も早く机の上の書類の山を片付けたいです・・・。
全部、新システムのテスト結果ですよ。
不具合が多かったからねぇ・・・。
さて、片付けについて今日思ったことです。
会社で、Ｓ社の社員（役員）が私に
「○○の契約書を持っていてくれない？」と
言ってきました。
○○の契約書は私には直接関係のないものです。
（支払いは関係するけど）
契約書関係は私が保存する、という
役割分担にはなっていません。
そこまできちんと決まっていたら
苦労はしないかも。
役員が私にそう言ってきたのは、
「自分で持っていたらどこかに失くしそうだから、
誰かに持っていてほしい。
必要なときに出してくれれば。」
という理由からなのです。
私の机の引き出しには、
経理関係の書類が詰まっています。
あと、システム構築関係もあります。
その中に「パソコン関係契約書」という
フォルダーがあります。
ネットワーク保守とかそういう契約関連を
ひとつにまとめてあるのです。
役員は「そこに入れておいて」といいます。
契約書だからそこでいいだろう、というのです。
でも○○の契約書は
パソコンとはまったく関係がありません。
あの～ただフォルダーに入れておけば
それで片付けたってことにはならないんですよ～
ありがちな
「とりあえずどこかに入れておこう」
のノリですね。
でも、そういうことをやると
絶対に失くしてしまいますよ！
（断言してもいい）
あるものを片付ける・保存するなら、
そのものがそこにある「理由」を考えて
保管場所を決めましょう。
そうしないと「どこに入れたっけ？」と
必ず探し回ることになります。
結局、○○の業務に関わる契約書のファイルが
あったので、そこに保管することになりました。
ホントーに、ファイリングシステムについて、
特に保管の基準について、
基本から考えなければならないＳ社だな、と
痛感しました。